Elektroniczna Książka Zdarzeń cz.II Przykłady dostosowania aplikacji.

Elektroniczna Książka Zdarzeń to autorska aplikacja Impel Security Polska, która służy do ewidencjonowania zdarzeń wymaganych przepisami, oraz umożliwia wymianę informacji w czasie rzeczywistym z osobami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo.

Przykłady dostosowania aplikacji:

1. Wielooddziałowa firma produkcyjna, której produkty odbierają spedytorzy wynajęci przez odbiorców.

Problem przed: brak wiedzy w czasie rzeczywistym kto i kiedy odebrał daną partię towaru dla konkretnego odbiorcy, który nie otrzymując oczekiwanej dostawy interweniuje u producenta. Wyjaśnienie sprawy zajmowało dużo czasu i wymagało podjęcia dodatkowych czynności.

Rozwiązanie: przystosowanie EKZ do ewidencjonowania pełnego ruchu kołowego wraz z podaniem miejsc docelowych spowodowało, że czas na udzielenie odpowiedzi odbiorcy znacząco się skrócił. Dyspozytor sprawdza w systemie EKZ czy z zakładu A (bez względu na jego lokalizację) wyjechał transport do odbiorcy. Podaje kiedy samochód z towarem opuścił zakład. Odbiorca może interweniować u spedytora mając pewność, że towar jest w drodze.

2. Przemysł wydobywczy, wiele oddziałów rozproszonych na dużym terenie. Niemal każdego dnia dochodzi do wielu interwencji służb ochrony celem zapobiegania stratom.

Problem przed: konieczność udzielania szczegółowych wyjaśnień organom ścigania oraz sprawdzanie historycznych wpisów sięgających wiele miesięcy wstecz (dotychczas książki służb prowadzone były w systemie ‘ręcznym’).

Rozwiązanie po wprowadzeniu EKZ: odpowiednie zdefiniowanie zdarzenia ujęcia bądź próby narażenia firmy na straty wykryte przez służby ochrony generuje natychmiastowy raport do wskazanych służb nadzoru klienta. Oprócz faktu zaistnienia elektronicznego wpisu klient jest przygotowany do współpracy z organami ścigania oraz posiada wiedzę w czasie rzeczywistym, a także ma możliwość zweryfikowania pełnej historii zdarzeń.

3. Udogodnienie operacyjne polegające na możliwości wydawania poleceń służbom ochrony w dowolnym miejscu i czasie. Problem istniał w firmie z branży farmaceutycznej, gdzie bardzo często prowadzone są audyty jakościowe kooperantów zagranicznych.

Problem przed: zmiany terminów audytów jakości i bezpieczeństwa produkcji leków, gdy z powodów służbowych na miejscu nie było osoby odpowiedzialnej za ochronę zakładu bądź produkcję (urlopy, wyjazdy służbowe, itp.) Konieczność ręcznego koordynowania procedur asysty służb ochrony audytorom zagranicznym, poszukiwanie zastępstwa operacyjnego, etc.

Rozwiązanie po: przystosowanie EKZ polegało na powiązaniu zdarzenia z odpowiednimi procedurami dla służb ochrony. Wydanie polecenia zdalnego (np. przez urządzenie mobilne podczas podróży służbowej) uruchamia natychmiastową reakcję w postaci zawiadomienia osób zarządzających zakładem, skutkuje wyznaczeniem asysty bezpieczeństwa i przygotowaniem zaplecza dla delegacji audytorskiej (miejsca parkingowe, odpowiedni rodzaj przepustek i ubrań ochronnych, itd.) Całość znakomicie skraca czas przygotowania firmy do audytu, usprawnia przepływ informacji oraz zapewnia szczelność systemów dostępowych (np. gdy oprócz zmiany terminu dojdzie do zmiany wcześniej awizowanych przez kooperatorów osób audytujących).